PMSC_Digital

Quando falamos das iniciativas do projeto PM_Digital falamos também de processo digital, o processo em que os documentos são armazenados e gerenciados através de meios eletrônicos. O bom uso desses meios traz rastreabilidade, celeridade, agilidade na tramitação, facilidade de busca e controle, entre outros benefícios. Por isso na última postagem da série Melhorias vamos discutir os sistemas para gestão e apoio . O que é:  uso de sistemas e softwares no processo. Quando utilizar:  para gestão, tramitação ou execução dos processos. Como fazer:  definir e implementar o sistema adequado às necessidades do processo, estabelecendo para os usuários como ele será utilizado. Por que utilizar:  o uso de um sistema deve suprir uma necessidade do processo, seja em sua execução direta ou em seu gerenciamento. Conforme suas funcionalidades o sistema pode facilitar a elaboração, o envio, o armazenamento e a recuperação de informações, além de trazer benefícios no...

Uma das palavras-chave do trabalho desenvolvido no PM_Digital é "padronização", seja no método ou nas ferramentas utilizadas. Nesse aspecto a  padronização de documentos  é uma das iniciativas implementadas e que influencia diretamente na tramitação dos processos. O que é:  disponibilização de modelos para os documentos utilizados. Quando utilizar:  para que o receptor do documento obtenha as informações necessárias apresentadas corretamente. Como fazer:  disponibilizar para os usuários o modelo do documento, com a indicação dos locais que devem ser alterados. Por que utilizar:  é comum encontrarmos informações em excesso ou faltando nos documentos, mas quando definimos modelos garantimos que aquilo que é necessário, e apenas isso, seja enviado para o receptor corretamente. Além disso, o uso de documentos padronizados economiza o tempo de elaboração gasto por seus usuários e permite que diferentes processos de um mesmo grupo sigam um padrã...

Uma das tarefas necessárias nos processos da PMSC é a elaboração de despachos e atos. Esses e outros documentos utilizam assinaturas físicas que validam a informação apresentada. Quando trabalhamos com processos digitais as assinaturas ainda precisam existir, mas, se forem físicas, exigem a impressão e a digitalização dos documentos assinados, duplicando informações e exigindo que o processo digital coexista com um processo físico. A solução para isso? Assinaturas digitais . O que é:  assinatura em meio digital, com validade jurídica. Quando utilizar:  para substituição de assinaturas físicas em documentos elaborados e tramitados apenas em meio digital. Como fazer:  adquirir um certificado digital junto a uma Autoridade Certificadora e utilizar sistemas que permitam o uso da assinatura. Por que utilizar:  a assinatura digital evita a duplicidade de informações em meio físico, garantindo um processo com menor custo de insumos e mais sustentável. Se...

Você já se perguntou que melhorias são implementadas nos processos antes da elaboração dos PAPs? Para compreender o que foi realizado e a importância dessas ações para a PMSC o blog do projeto PM_Digital inicia uma série de quatro postagens com algumas das principais melhorias implementadas nos processos já trabalhados. Para começar vamos discutir uma melhoria que pode ser utilizada com diversas finalidades: as planilhas e códigos de programação . O que é: automatização de ações através de planilhas e códigos. Quando utilizar: para garantir que cálculos utilizem as fórmulas corretas; para reduzir o tempo gasto com compilação de informações provenientes de diferentes locais; para buscar automaticamente diferentes informações sobre um assunto selecionado; entre outros. Como fazer: as funções das planilhas e os códigos são personalizados a partir das especificações e requisitos do processo. Por que utilizar: muitas vezes precisamos realizar atividades operacion...