Série Melhorias: Padronização de documentos

Uma das palavras-chave do trabalho desenvolvido no PM_Digital é "padronização", seja no método ou nas ferramentas utilizadas. Nesse aspecto a padronização de documentos é uma das iniciativas implementadas e que influencia diretamente na tramitação dos processos.

O que é: disponibilização de modelos para os documentos utilizados.

Quando utilizar: para que o receptor do documento obtenha as informações necessárias apresentadas corretamente.

Como fazer: disponibilizar para os usuários o modelo do documento, com a indicação dos locais que devem ser alterados.

Por que utilizar: é comum encontrarmos informações em excesso ou faltando nos documentos, mas quando definimos modelos garantimos que aquilo que é necessário, e apenas isso, seja enviado para o receptor corretamente. Além disso, o uso de documentos padronizados economiza o tempo de elaboração gasto por seus usuários e permite que diferentes processos de um mesmo grupo sigam um padrão entre si, auxiliando no gerenciamento dos mesmos.

Exemplo de utilização: no processo de Licenciamento a pedido - sem estabilidade (DP-1) foram disponibilizados modelos de requerimento, declarações, certidões e e-mails, que apresentam as informações necessárias em cada etapa e trazem celeridade na utilização dos mesmos pelos atores do processo.

A padronização dos documentos auxilia na padronização do processo como um todo, fator fundamental para sua gestão. Outro aspecto importante relacionado ao gerenciamento é o uso de ferramentas que suportem a organização do recebimento, execução e finalização dos processos. Elas são os sistemas para gestão e apoio, tema da última postagem da Série Melhorias. Acompanhe e descubra um pouco mais sobre as iniciativas do projeto PM_Digital!