Série Melhorias: Sistemas para gestão e apoio

Quando falamos das iniciativas do projeto PM_Digital falamos também de processo digital, o processo em que os documentos são armazenados e gerenciados através de meios eletrônicos. O bom uso desses meios traz rastreabilidade, celeridade, agilidade na tramitação, facilidade de busca e controle, entre outros benefícios. Por isso na última postagem da série Melhorias vamos discutir os sistemas para gestão e apoio.

O que é: uso de sistemas e softwares no processo.

Quando utilizar: para gestão, tramitação ou execução dos processos.

Como fazer: definir e implementar o sistema adequado às necessidades do processo, estabelecendo para os usuários como ele será utilizado.

Por que utilizar: o uso de um sistema deve suprir uma necessidade do processo, seja em sua execução direta ou em seu gerenciamento. Conforme suas funcionalidades o sistema pode facilitar a elaboração, o envio, o armazenamento e a recuperação de informações, além de trazer benefícios no gerenciamento dos processos ou ainda executar ações específicas do mesmo.

Exemplo de utilização: no processo de Licenciamento por posse em novo cargo público (DP-1) selecionou-se o SGP-e, que permite a estruturação de um processo no próprio sistema ao armazenar os documentos e informações referentes a ele em um mesmo local, além de permitir o gerenciamento dos processos pendentes, em execução e arquivados.

Ao longo da Série Melhorias discutimos algumas das principais iniciativas adotadas no trabalho do PM_Digital. Conforme a necessidade de cada processo, outras ações podem ser implementadas para aperfeiçoar as atividades desenvolvidas.

Continue acompanhando o blog do projeto para conhecer mais sobre as iniciativas e resultados do PM_Digital!