PMSC_Digital

O PM_Digital acaba de chegar na Polícia Militar Ambiental e para acompanhar esse momento o blog do projeto traz uma entrevista com seu Comandante, Coronel Adilson  Schlickmann Sperfeld. Qual a importância do projeto PM_Digital para a Polícia Militar Ambiental? O aperfeiçoamento de processos é fundamental para todas as organizações, e não é diferente na PMA. Através da transparência, da otimização do uso de recursos, da padronização de procedimentos e da implantação de ferramentas adequadas, melhorias na operação e na gestão poderão ser alcançadas ao longo do projeto.   Como será o andamento do PM_Digital? O projeto iniciará com o trabalho no processo administrativo de apuração de infrações ambientais, que será analisado em conjunto com representantes de OPMs de todo o estado. Serão realizadas ações que permitam uma melhora dos resultados, com a otimização de recursos como insumos e tempo necessário para execução das atividades. Após a finalização dos trabalhos de ...

Você já encontrou nos PAPs o texto "conforme modelo"? Requerimentos, despachos, atos, notas e muitos outros documentos utilizados nos processos possuem modelos pré-estabelecidos para utilização. Eles apresentam, além da forma pré-estabelecida, o conteúdo padronizado, ou seja, são colocadas exatamente as informações necessárias, nem mais e nem menos. Para quem preenche os modelos apresentam a praticidade de especificar de forma clara as informações que devem ser enviadas, e para quem recebe existe a segurança de ter todos os dados que precisa e em um formato padronizado que facilita a localização das informações. Mas como podemos encontrar os modelos? Acesse o PAP do processo desejado, e clique no link disponível no item "DETALHAMENTO DE ATIVIDADES". O link também pode ser encontrado abaixo do fluxo do processo. Acesse o fluxo e encontre a atividade que descreve a utilização do modelo. Clique na caixa da atividade e, abaixo de sua descrição, você terá...

O Procedimento Administrativo Padrão (PAP) é um dos principais instrumentos utilizados na gestão por processos da PMSC, mas você sabe onde encontrá-lo? Para auxiliar na gestão da informação da corporação todos os PAPs ficam armazenados no mesmo local, a Biblioteca da PMSC. Para acessar os documentos selecione a opção "PAP/POP" e posteriormente a opção de consulta de PAPs. A Biblioteca irá exibir uma lista com todos os procedimentos cadastrados, especificando, além do título, a categoria e a data de atualização do item. Utilizando os campos de pesquisa da tela pode-se encontrar um PAP específico. Para isso deve-se incluir o número de identificação ou o nome do processo, e a busca retornará o arquivo correspondente. Ao acessar o item é possível visualizar o PAP e também suas informações de cadastro. Como os PAPs podem ser alterados, devido a uma mudança na legislação por exemplo, caso tenha realizado o download ou impresso o arquivo confira sempre...

Muitos processos precisam de acompanhamento após seu envio para outros setores da PMSC, mas como podemos localizá-los e saber se estão recebendo os encaminhamentos necessários? Quando utilizamos o SGP-e podemos obter essa informação diretamente no sistema. Ao abrir um processo você terá acesso à guia "Tramitações", que apresenta o caminho percorrido por ele, as datas de envio e recebimento em cada setor, e também os responsáveis por essas ações. Nela é possível identificar, por exemplo, se um processo está aguardando para ser recebido por uma seção, ou se os encaminhamentos necessários estão sendo realizados. A guia apresenta as informações através de uma tabela, em que cada linha mostra, em sequência, os setores pelos quais o processo passou. Além disso, para cada setor, são apresentados: Data, horário e usuário do recebimento pelo setor; Data, horário e usuário do encaminhamento pelo setor; Despacho emitido pelo setor. Clicando no item da colun...

Você já percebeu que a sequência de atividades apresentada nos PAPs não corresponde à ordem correta de execução? No PAP de Prorrogação de Tempo de Serviço, por exemplo, a atividade Arquivar Processo é a 19º listada, enquanto Analisar e assinar Ato do recurso é a 25º, embora o Ato deva ser elaborado antes que ocorra a finalização do processo. Isso acontece porque no PAP as atividades estão agrupadas conforme o responsável por sua execução. No exemplo, Arquivar Processo é responsabilidade do P-1 da OPM, enquanto Analisar e assinar Ato do recurso é atribuição do seu Comandante. Essa divisão permite reconhecer com clareza os responsáveis por cada etapa do processo. Para identificar a sequência correta de atividades é necessário analisar o fluxo do processo , apresentado na última página do PAP e no link disponível no documento. O fluxo permite reconhecer ainda situações como momentos de decisão e atividades que devem ser desempenhadas em paralelo, mostra...

Você já teve dúvidas sobre como realizar um cadastro no SGP-e? As opções processo e documento podem confundir, mas o blog do projeto PM_Digital vai esclarecer o uso destes itens. Um documento é um elemento que possui informações apresentadas com um objetivo. Pode ser um texto com um encaminhamento sobre uma situação, um conjunto de dados que caracterizam algo ou alguém, entre outros. Um processo, por sua vez, trata de um conjunto de atividades que transforma entradas (como um requerimento de licença) em saídas (como um despacho autorizando a licença). Como um processo administrativo agrega informações das etapas realizadas, ele acaba agrupando documentos e sendo formado por diferentes peças no sistema.  Mas então como realizar o cadastro? Se o item se refere a uma situação específica, que não possui atividades e tratativas já definidas para sua sequência, ele pode ser cadastrado como "Documento". Mas se o item é uma etapa de um processo, e sabe-se que se somarã...

Quando falamos das iniciativas do projeto PM_Digital falamos também de processo digital, o processo em que os documentos são armazenados e gerenciados através de meios eletrônicos. O bom uso desses meios traz rastreabilidade, celeridade, agilidade na tramitação, facilidade de busca e controle, entre outros benefícios. Por isso na última postagem da série Melhorias vamos discutir os sistemas para gestão e apoio . O que é:  uso de sistemas e softwares no processo. Quando utilizar:  para gestão, tramitação ou execução dos processos. Como fazer:  definir e implementar o sistema adequado às necessidades do processo, estabelecendo para os usuários como ele será utilizado. Por que utilizar:  o uso de um sistema deve suprir uma necessidade do processo, seja em sua execução direta ou em seu gerenciamento. Conforme suas funcionalidades o sistema pode facilitar a elaboração, o envio, o armazenamento e a recuperação de informações, além de trazer benefícios no...