PMSC_Digital

O Procedimento Administrativo Padrão (PAP) é um dos principais instrumentos utilizados na gestão por processos da PMSC, mas você sabe onde encontrá-lo? Para auxiliar na gestão da informação da corporação todos os PAPs ficam armazenados no mesmo local, a Biblioteca da PMSC. Para acessar os documentos selecione a opção "PAP/POP" e posteriormente a opção de consulta de PAPs. A Biblioteca irá exibir uma lista com todos os procedimentos cadastrados, especificando, além do título, a categoria e a data de atualização do item. Utilizando os campos de pesquisa da tela pode-se encontrar um PAP específico. Para isso deve-se incluir o número de identificação ou o nome do processo, e a busca retornará o arquivo correspondente. Ao acessar o item é possível visualizar o PAP e também suas informações de cadastro. Como os PAPs podem ser alterados, devido a uma mudança na legislação por exemplo, caso tenha realizado o download ou impresso o arquivo confira sempre...

Muitos processos precisam de acompanhamento após seu envio para outros setores da PMSC, mas como podemos localizá-los e saber se estão recebendo os encaminhamentos necessários? Quando utilizamos o SGP-e podemos obter essa informação diretamente no sistema. Ao abrir um processo você terá acesso à guia "Tramitações", que apresenta o caminho percorrido por ele, as datas de envio e recebimento em cada setor, e também os responsáveis por essas ações. Nela é possível identificar, por exemplo, se um processo está aguardando para ser recebido por uma seção, ou se os encaminhamentos necessários estão sendo realizados. A guia apresenta as informações através de uma tabela, em que cada linha mostra, em sequência, os setores pelos quais o processo passou. Além disso, para cada setor, são apresentados: Data, horário e usuário do recebimento pelo setor; Data, horário e usuário do encaminhamento pelo setor; Despacho emitido pelo setor. Clicando no item da colun...

Você já percebeu que a sequência de atividades apresentada nos PAPs não corresponde à ordem correta de execução? No PAP de Prorrogação de Tempo de Serviço, por exemplo, a atividade Arquivar Processo é a 19º listada, enquanto Analisar e assinar Ato do recurso é a 25º, embora o Ato deva ser elaborado antes que ocorra a finalização do processo. Isso acontece porque no PAP as atividades estão agrupadas conforme o responsável por sua execução. No exemplo, Arquivar Processo é responsabilidade do P-1 da OPM, enquanto Analisar e assinar Ato do recurso é atribuição do seu Comandante. Essa divisão permite reconhecer com clareza os responsáveis por cada etapa do processo. Para identificar a sequência correta de atividades é necessário analisar o fluxo do processo , apresentado na última página do PAP e no link disponível no documento. O fluxo permite reconhecer ainda situações como momentos de decisão e atividades que devem ser desempenhadas em paralelo, mostra...

Você já teve dúvidas sobre como realizar um cadastro no SGP-e? As opções processo e documento podem confundir, mas o blog do projeto PM_Digital vai esclarecer o uso destes itens. Um documento é um elemento que possui informações apresentadas com um objetivo. Pode ser um texto com um encaminhamento sobre uma situação, um conjunto de dados que caracterizam algo ou alguém, entre outros. Um processo, por sua vez, trata de um conjunto de atividades que transforma entradas (como um requerimento de licença) em saídas (como um despacho autorizando a licença). Como um processo administrativo agrega informações das etapas realizadas, ele acaba agrupando documentos e sendo formado por diferentes peças no sistema.  Mas então como realizar o cadastro? Se o item se refere a uma situação específica, que não possui atividades e tratativas já definidas para sua sequência, ele pode ser cadastrado como "Documento". Mas se o item é uma etapa de um processo, e sabe-se que se somarã...

Quando falamos das iniciativas do projeto PM_Digital falamos também de processo digital, o processo em que os documentos são armazenados e gerenciados através de meios eletrônicos. O bom uso desses meios traz rastreabilidade, celeridade, agilidade na tramitação, facilidade de busca e controle, entre outros benefícios. Por isso na última postagem da série Melhorias vamos discutir os sistemas para gestão e apoio . O que é:  uso de sistemas e softwares no processo. Quando utilizar:  para gestão, tramitação ou execução dos processos. Como fazer:  definir e implementar o sistema adequado às necessidades do processo, estabelecendo para os usuários como ele será utilizado. Por que utilizar:  o uso de um sistema deve suprir uma necessidade do processo, seja em sua execução direta ou em seu gerenciamento. Conforme suas funcionalidades o sistema pode facilitar a elaboração, o envio, o armazenamento e a recuperação de informações, além de trazer benefícios no...

Uma das palavras-chave do trabalho desenvolvido no PM_Digital é "padronização", seja no método ou nas ferramentas utilizadas. Nesse aspecto a  padronização de documentos  é uma das iniciativas implementadas e que influencia diretamente na tramitação dos processos. O que é:  disponibilização de modelos para os documentos utilizados. Quando utilizar:  para que o receptor do documento obtenha as informações necessárias apresentadas corretamente. Como fazer:  disponibilizar para os usuários o modelo do documento, com a indicação dos locais que devem ser alterados. Por que utilizar:  é comum encontrarmos informações em excesso ou faltando nos documentos, mas quando definimos modelos garantimos que aquilo que é necessário, e apenas isso, seja enviado para o receptor corretamente. Além disso, o uso de documentos padronizados economiza o tempo de elaboração gasto por seus usuários e permite que diferentes processos de um mesmo grupo sigam um padrã...

Uma das tarefas necessárias nos processos da PMSC é a elaboração de despachos e atos. Esses e outros documentos utilizam assinaturas físicas que validam a informação apresentada. Quando trabalhamos com processos digitais as assinaturas ainda precisam existir, mas, se forem físicas, exigem a impressão e a digitalização dos documentos assinados, duplicando informações e exigindo que o processo digital coexista com um processo físico. A solução para isso? Assinaturas digitais . O que é:  assinatura em meio digital, com validade jurídica. Quando utilizar:  para substituição de assinaturas físicas em documentos elaborados e tramitados apenas em meio digital. Como fazer:  adquirir um certificado digital junto a uma Autoridade Certificadora e utilizar sistemas que permitam o uso da assinatura. Por que utilizar:  a assinatura digital evita a duplicidade de informações em meio físico, garantindo um processo com menor custo de insumos e mais sustentável. Se...