PMSC_Digital

Você já teve dúvidas sobre como realizar um cadastro no SGP-e? As opções processo e documento podem confundir, mas o blog do projeto PM_Digital vai esclarecer o uso destes itens. Um documento é um elemento que possui informações apresentadas com um objetivo. Pode ser um texto com um encaminhamento sobre uma situação, um conjunto de dados que caracterizam algo ou alguém, entre outros. Um processo, por sua vez, trata de um conjunto de atividades que transforma entradas (como um requerimento de licença) em saídas (como um despacho autorizando a licença). Como um processo administrativo agrega informações das etapas realizadas, ele acaba agrupando documentos e sendo formado por diferentes peças no sistema.  Mas então como realizar o cadastro? Se o item se refere a uma situação específica, que não possui atividades e tratativas já definidas para sua sequência, ele pode ser cadastrado como "Documento". Mas se o item é uma etapa de um processo, e sabe-se que se somarã...

Quando falamos das iniciativas do projeto PM_Digital falamos também de processo digital, o processo em que os documentos são armazenados e gerenciados através de meios eletrônicos. O bom uso desses meios traz rastreabilidade, celeridade, agilidade na tramitação, facilidade de busca e controle, entre outros benefícios. Por isso na última postagem da série Melhorias vamos discutir os sistemas para gestão e apoio . O que é:  uso de sistemas e softwares no processo. Quando utilizar:  para gestão, tramitação ou execução dos processos. Como fazer:  definir e implementar o sistema adequado às necessidades do processo, estabelecendo para os usuários como ele será utilizado. Por que utilizar:  o uso de um sistema deve suprir uma necessidade do processo, seja em sua execução direta ou em seu gerenciamento. Conforme suas funcionalidades o sistema pode facilitar a elaboração, o envio, o armazenamento e a recuperação de informações, além de trazer benefícios no...

Uma das palavras-chave do trabalho desenvolvido no PM_Digital é "padronização", seja no método ou nas ferramentas utilizadas. Nesse aspecto a  padronização de documentos  é uma das iniciativas implementadas e que influencia diretamente na tramitação dos processos. O que é:  disponibilização de modelos para os documentos utilizados. Quando utilizar:  para que o receptor do documento obtenha as informações necessárias apresentadas corretamente. Como fazer:  disponibilizar para os usuários o modelo do documento, com a indicação dos locais que devem ser alterados. Por que utilizar:  é comum encontrarmos informações em excesso ou faltando nos documentos, mas quando definimos modelos garantimos que aquilo que é necessário, e apenas isso, seja enviado para o receptor corretamente. Além disso, o uso de documentos padronizados economiza o tempo de elaboração gasto por seus usuários e permite que diferentes processos de um mesmo grupo sigam um padrã...

Uma das tarefas necessárias nos processos da PMSC é a elaboração de despachos e atos. Esses e outros documentos utilizam assinaturas físicas que validam a informação apresentada. Quando trabalhamos com processos digitais as assinaturas ainda precisam existir, mas, se forem físicas, exigem a impressão e a digitalização dos documentos assinados, duplicando informações e exigindo que o processo digital coexista com um processo físico. A solução para isso? Assinaturas digitais . O que é:  assinatura em meio digital, com validade jurídica. Quando utilizar:  para substituição de assinaturas físicas em documentos elaborados e tramitados apenas em meio digital. Como fazer:  adquirir um certificado digital junto a uma Autoridade Certificadora e utilizar sistemas que permitam o uso da assinatura. Por que utilizar:  a assinatura digital evita a duplicidade de informações em meio físico, garantindo um processo com menor custo de insumos e mais sustentável. Se...

Você já se perguntou que melhorias são implementadas nos processos antes da elaboração dos PAPs? Para compreender o que foi realizado e a importância dessas ações para a PMSC o blog do projeto PM_Digital inicia uma série de quatro postagens com algumas das principais melhorias implementadas nos processos já trabalhados. Para começar vamos discutir uma melhoria que pode ser utilizada com diversas finalidades: as planilhas e códigos de programação . O que é: automatização de ações através de planilhas e códigos. Quando utilizar: para garantir que cálculos utilizem as fórmulas corretas; para reduzir o tempo gasto com compilação de informações provenientes de diferentes locais; para buscar automaticamente diferentes informações sobre um assunto selecionado; entre outros. Como fazer: as funções das planilhas e os códigos são personalizados a partir das especificações e requisitos do processo. Por que utilizar: muitas vezes precisamos realizar atividades operacion...

Como sabemos, o SGP-e permite o monitoramento e o acompanhamento dos processos em andamento através da "Fila de Trabalho". Para aproveitar ainda mais o potencial dessa funcionalidade, confira as dicas a seguir: Um bom gerenciamento da "Fila de Trabalho" permite que o trâmite dos processos ocorra com celeridade e eficiência, melhorando os resultados obtidos nos processos administrativos da PMSC.

No post anterior discutimos as partes que compõe o PAP e um dos itens citados foi sua versão interativa. Mas como ela pode ser utilizada? Ao acessar o link encontrado no PAP o fluxo do processo será aberto, mostrando qual é a sequência de atividades e quem são os responsáveis por sua execução. Além disso, ao clicar nos elementos que representam as atividades, uma janela com a descrição das tarefas a serem realizadas e os modelos de documentos envolvidos será aberta, permitindo o acesso direto às informações daquela etapa. Acompanhe no vídeo abaixo como utilizar o fluxo! Continue acompanhando o blog do projeto PM_Digital e descubra como as ações realizadas podem auxiliar em seu trabalho!

Uma das principais atividades desempenhadas no projeto PM_Digital é a elaboração do Procedimento Administrativo Padrão (PAP) de cada processo. O documento é semelhante, em estrutura e objetivo, ao Procedimento Operacional Padrão (POP) e formaliza como as atividades devem ser desempenhadas para que um processo seja realizado. Ele traz ainda diretrizes que orientam os policiais militares em diferentes situações e padrões de documentos que serão utilizados. Mas você conhece todas as informações disponibilizadas em um PAP? Neste post vamos discutir os itens encontrados no documento e como utilizá-los da melhor maneira. No início do documento o processo ao qual o procedimento se refere é apresentado. Estão indicados o nome e também o objetivo do processo, além do código do PAP. É importante destacar ainda o campo "Execução", que mostra o responsável pelo processo (mesmo que outros departamentos estejam envolvidos há apenas um "dono" ao qual os resultados da...

Você já se perguntou como é o desempenho dos processos que realiza? O novo informativo questiona o leitor sobre esse aspecto e apresenta ainda o andamento do projeto PM_Digital e os resultados alcançados. A publicação pode ser acessada no site da Polícia Militar de Santa Catarina: http://www.pm.sc.gov.br/noticias/pm-digital-gestao-de-processos-acoes-em-andamento-novidades-e-resultados-estao-no-informativo-11.html O informativo na íntegra pode ser acessado pelo link: http://www.pm.sc.gov.br/fmanager/pmsc/upload/erieles/2017/06/ART_erieles_2017_06_26_184502_informativ.pdf

O Procedimento Administrativo Padrão (PAP) tem auxiliado na compreensão do método para execução dos processos administrativos da PMSC e se apresenta cada vez mais como uma ferramenta adequada para a disseminação do conhecimento. Quando o projeto PM_Digital atua na melhoria de um processo o PAP permite a padronização do procedimento e a comunicação adequada entre diferentes setores da organização. Os arquivos ficam disponíveis para consulta na Biblioteca de Leis da PMSC e são disponibilizados também o fluxo e outros documentos relacionados ao processo. Acompanhe os PAP's que já foram publicados:

Com os trabalhos do Projeto PM_Digital a cada dia mais processos são tramitados através do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e), garantindo velocidade, qualidade e rastreabilidade para as solicitações.  Apenas na polícia militar são 1089 usuários ativos que utilizam o sistema para cadastrar, receber e encaminhar os processos de maneira digital. A  importância do sistema é evidenciada por sua adesão. Em 2016 84% dos setores cadastrados já haviam realizado tramitações através do SGP-e, e a quantidade de novos processos vem aumentando a cada ano: Nota-se um aumento em todos os processos, mas principalmente nos digitais, mostrando sua importância e adesão. Continue acompanhando as novidades do Projeto PM_Digital e descubra como a gestão por processos pode melhorar o seu trabalho  e os resultados da PMSC

Você sabia que as ações do projeto PM_Digital já economizaram o suficiente para a compra de 9 viaturas? Esse e outros resultados são apresentados no Informativo nº 10! Ele traz ainda as ações em andamento e, na seção Gestão de Processos, questiona o leitor: apenas mapear os processos é suficiente? A publicação pode ser acessada no site da Polícia Militar de Santa Catarina: http://www.pm.sc.gov.br/noticias/pm-digtal-10-no-arsdasdg.html O informativo na íntegra pode ser acessado pelo link: http://www.pm.sc.gov.br/fmanager/pmsc/upload/pm7/ART_929822_2017_04_11_180252_informativ.pdf

A tramitação interpessoal é uma funcionalidade do SGP-e que permite o envio de um processo diretamente para um usuário específico. Nesses casos apenas quem recebeu o processo pode acessar, alterar e encaminhar o mesmo. Isso acontece porque nesses casos a alocação é feita diretamente na fila de trabalho daquele usuário, diferente do que acontece na tramitação para o setor, quando os processos ficam na fila de trabalho comum e podem ser acessados  por qualquer usuário do setor destino . Na maioria das vezes diferentes militares estão aptos e autorizados para o trabalho, assim, se o envio for feito de maneira interpessoal , apenas o usuário selecionado poderá acessar o processo e isso poderá ocasionar atrasos . Mesmo quando se conhece o usuário encarregado no setor pelo tipo de processo com que se está trabalhando, corre-se o risco de encontrar situações em que o militar esteja alocado em outra atividade ou esteja d...

O primeiro informativo de 2017 foi publicado! Na seção Gestão de Processos é discutida a diferença entre o processo AS-IS e o processo SHOULD-BE, termos utilizados na disciplina de BPM. São apresentadas também as ações em andamento e próximos passos do projeto, além dos resultados já alcançados. A publicação pode ser acessada no site da Polícia Militar de Santa Catarina: http://www.pm.sc.gov.br/noticias/-pm-digital-gestao-de-processos-acoes-em-andamento-proximos-passos-e-resultados-estao-no-informativo-9.html O Informativo na íntegra pode ser acessado pelo link: http://www.pm.sc.gov.br/fmanager/pmsc/upload/929822/2017/02/ART_929822_2017_02_08_185420_informativ.pdf

O Projeto PM_Digital tem atuado no aperfeiçoamento dos processos administrativos desde 2015, com foco nas diretorias DP, DSPS e DALF. Na iniciativa da DALF foram contemplados os processos de Compra Direta e de Licitação. O processo de Compra Direta foi concluído no final de 2016 e, até o momento, foram encaminhados 1672 empenhos assinados digitalmente para as OPMs solicitantes. No processo de Licitação, a modalidade de Pregão Presencial está em aperfeiçoamento. Foi realizada uma reunião de kick-off com a chefia do centro de compras em conjunto com a DTSI para um alinhamento acerca dos sistemas de informação a serem utilizados no processo. Assim deliberou-se que será utilizado o SGPe - Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico - , o qual é exigido pela SEA e possui utilização disseminada dentre os órgãos públicos do estado. Por meio do SGPe, possibilita-se realizar a gestão documental em forma eletrônica, bem como efetuar assinatura eletrônica. O projeto de aperfeiçoamento do pro...